PORTARIA Nº 1.958, DE 16 DE SETEMBRO DE 2004

O MINISTRO DE ESTADO DA SAÚDE, no uso de suas atribuições, e Considerando a necessidade de o Ministério da Saúde dispor de uma política devidamente expressa relacionada à produção editorial sob sua responsabilidade ou com sua participação; e Considerando a conclusão do processo de revisão e atualização do documento “Política Editorial da Gestão Federal do SUS, que envolveu consultas a diferentes segmentos direta e indiretamente envolvidos com o tema, conforme determinado pela Portaria nº 1.722/GM, publicada no DOU nº 161, pág. 23, seção 2, de 20 de agosto de 2004, resolve:

Art. 1º Aprovar a Política Editorial do Ministério da Saúde, nos termos do anexo desta Portaria.

Art.2° Determinar que os órgãos e as entidades do Ministério da Saúde, cujas ações se relacionem com o tema objeto da Política ora aprovada, promovam a elaboração ou a readequação de seus planos, programas, projetos e atividades na conformidade das diretrizes e responsabilidades nela estabelecidas.

Art. 3º Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

HUMBERTO COSTA

ANEXO

POLÍTICA EDITORIAL DO MINISTÉRIO DA SAÚDE

1. Introdução

A partir da Constituição Federal de 1988, o Ministério da Saúde assumiu o papel de gestor federal do Sistema Único de Saúde (SUS). Essa responsabilidade de abrangência nacional e as diversidades econômica, social e cultural existentes no Brasil colocam a informação e o conhecimento em saúde como componentes essenciais para o cumprimento de sua missão institucional.
O acesso à informação e ao conhecimento gerado pelas instituições públicas amplia as bases para a cooperação com gestores estaduais e municipais, profissionais, pesquisadores, educadores e usuários dos serviços de saúde, bem como favorece a articulação com outros segmentos da sociedade, mobilizados para a promoção da saúde e a defesa dos direitos humanos.
No campo da saúde pública, a disponibilidade de informações com qualidade configura-se como um processo vital para o alcance dos objetivos e das prioridades. O acesso à informação, especialmente para os dirigentes e profissionais da saúde, a fim de se obter o conteúdo preciso, na forma adequada e com a agilidade necessária, é indispensável para a adoção de medidas de promoção, proteção e recuperação da saúde.
Destacando-se a relevância da informação para o setor e em face da dispersão de iniciativas e recursos nessa área, identificada pela avaliação da edição, da distribuição e da preservação da coleção institucional de produtos editoriais, o Ministério da Saúde instituiu, por meio da Portaria MS nº 1.722, de 2 de setembro de 2003, o Conselho Editorial Coned), colegiado normativo e deliberativo com a atribuição de definir a Política Editorial do Ministério da Saúde, o planejamento e os critérios de avaliação das publicações, periódicas ou não, em qualquer suporte.
A atuação do Coned deve potencializar o desempenho institucional em aspectos como a promoção de maior comunicação com comunidades, do intercâmbio técnico-científico no SUS e com outras instituições e, principalmente, do uso adequado do produto editorial nas ações de saúde. Os objetivos são legitimar e qualificar o processo editorial, ampliar a circulação e avaliar a efetividade do conjunto de ações e produtos informacionais, bem como estimular a produção editorial orientada e identificada com as prioridades do setor Saúde e do Governo Federal e com as demandas e os perfis dos públicos.
Nesse contexto, a definição de uma política editorial como um instrumento apropriado para explicitar objetivos e procedimentos, institucionalizar iniciativas e aperfeiçoar o processo de gestão editorial deve resultar na elaboração e na disseminação de produtos qualificados que contribuam para a consecução das políticas e das prioridades do setor, favorecendo a tomada de decisões, o intercâmbio, a participação e o controle social.
Considerando a velocidade e os avanços tecnológicos que ocorrem nos meios de comunicação e a diversidade de recursos existentes na sistematização, na produção e na difusão da informação, esta política visa abranger os produtos elaborados em diferentes suportes – impressos, eletrônicos, -audiovisuais ou outros – e busca ampliar a capacidade de pesquisa, produção, registro, armazenamento, segurança, disseminação e acesso a dados e informações de interesse público no setor saúde.
A Política Editorial, promovida no âmbito da administração direta e das entidades vinculadas do Ministério da Saúde, e outras, em função de parcerias, ao considerar os fundamentos e os preceitos legais, em conformidade com as prioridades do Estado, e ao estar pautada num conjunto de objetivos, princípios e diretrizes que explicitam a linha de atuação governamental, consolida um novo patamar no sentido de sistematizar a produção e a circulação do conhecimento e das informações em saúde, favorecendo o debate e a atuação inter e intra-setorial.
2. Aspectos Legais
Na realização do processo de comunicação pública é fundamental a observância da Constituição Federal e do arcabouço legal que ampara a saúde pública brasileira, em especial das Leis Orgânicas nº 8.080 e nº 8.142, de 1990, que fundamentam o funcionamento do sistema de saúde brasileiro e abordam a saúde nos aspectos relacionados à promoção, à proteção e à recuperação da saúde, definindo como um dos objetivos do SUS “a identificação e divulgação dos fatores condicionantes e determinantes da saúde” e fixando como atribuições comuns dos gestores das três esferas de governo a responsabilidade na divulgação do nível de saúde da população, bem como na organização do sistema de informação correspondente.
Ressalte-se, igualmente, a importância que assume, para o Ministério da Saúde, o papel de informar a população quanto à relevância de sua participação na consolidação do SUS. Tendo em conta que essa é uma das diretrizes constitucionais de organização do SUS – objeto da Lei nº 8.142/90, que se materializa nos conselhos e nas conferências de saúde, torna-se estratégica a adequada disponibilidade de informações que a esclareçam e a motivem. Nesse contexto, a participação social, como diretriz para a organização do SUS, implica informação, comunicação e conhecimento específicos, aspectos estes contemplados nas orientações das Conferências Nacionais de Saúde, em especial da 12, realizada em dezembro de 2003, que apresentou o controle social como uma prioridade e a ‘informação e a comunicação’ como um dos dez eixos temáticos.
Como se depreende dessa conjuntura legal, a produção editorial é, para a direção federal do SUS, um insumo e um suporte essencial no cumprimento de seu papel institucional, como também no desenvolvimento de suas atividades fundamentais, sobretudo aquelas relacionadas às funções de coordenação, normalização, execução e controle.
3. Propósito
A Política Editorial do Ministério da Saúde tem como propósito estabelecer princípios, diretrizes e responsabilidades que orientem a produção editorial no âmbito do MS e das entidades vinculadas, com o objetivo de proporcionar à sociedade brasileira produtos editoriais que subsidiem efetivamente gestores, trabalhadores, conselheiros, professores, pesquisadores, estudantes e demais interessados no setor, favorecendo a consolidação do SUS, a participação, o controle social e a construção da cidadania. Pautada pela observância de aspectos legais, éticos, técnicos e científicos, esta política visa estruturar os processos de planejamento, tratamento, edição, preservação, acesso e avaliação da informação em saúde, reconhecida como um patrimônio público e um direito constitucional.
4. Princípios
4.1 Compromisso social
Toda e qualquer produção editorial do Ministério da Saúde deve ser realizada de forma transparente, buscando-se clareza de objetivos e linguagem adequada aos diferentes públicos a que se destina. A produção editorial deve priorizar a observância da ética do coletivo, valorizando o caráter público e comunitário de todo material a ser produzido, bem como sua relevância social.
4.2 Acesso público
O acesso público e democrático às informações em saúde é um direito do cidadão. Destaca-se, assim, que o patrimônio informacional da instituição é um bem público que deve ter, garantidos a constituição, a preservação e a segurança de seus arquivos e de sua coleção bibliográfica; a ampla distribuição e circulação, incluindo-se a disponibilidade da informação na internet, e o registro nas bases próprias, nacionais e internacionais, de literatura especializada. A constituição e a preservação do acervo de documentos ou do conjunto das informações e dos conhecimentos das instituições públicas, registrados em qualquer suporte e/ou mídia, são deveres constitucionais, regidos por legislação específica.
4.3 Interesse da saúde pública nacional
Toda e qualquer formulação de proposta editorial do Ministério da Saúde deve ter em vista, primeiramente, a saúde pública nacional. Dentro da perspectiva de construção descentralizada e coletiva do Sistema Nacional de Saúde Pública, o planejamento e a execução das iniciativas editoriais devem considerar as prioridades estabelecidas pelas políticas nacionais de saúde e pelo planejamento geral do Governo Federal.
4.4 Institucionalidade
Todo e qualquer material editorial produzido pelo Ministério da Saúde deve ter como foco prioritário o público nacional, observando- se sempre o caráter da impessoalidade, ou seja, tendo em vista exclusivamente o interesse público. Deve-se promover a imagem institucional, sendo vedada, em qualquer produto editorial, a publicidade que direta ou indiretamente, caracterize promoção pessoal de autoridade ou de servidor público.
4.5 Efetividade
A gestão do conhecimento em saúde, a busca da eficiência e da eficácia na produção, na circulação e na avaliação da qualidade, dos custos e dos impactos do conjunto de produtos informacionais são estratégias para a obtenção de maior efetividade do desempenho institucional. A elaboração periódica de relatórios e a definição de indicadores para análise dos resultados, subsidiando o planejamento editorial, são medidas que devem ser implantadas imediatamente, visando à economia de recursos e à qualidade dos produtos editoriais.
5. Diretrizes
5.1 Planejamento Editorial Integrado (PEI)
A implantação de um Planejamento Editorial Integrado (PEI) no âmbito da administração direta e das entidades vinculadas ao Ministério da Saúde visa garantir uma produção em conformidade com as prioridades do setor saúde, o aperfeiçoamento da gestão e da avaliação dos processos e dos produtos editoriais.
Entende-se por Planejamento Editorial Integrado uma modalidade de planejamento que contemple a discussão de prioridades de forma ascendente, partindo-se das necessidades das áreas técnicas específicas, discutidas e aprovadas em seus respectivos comitês setoriais, para agregar o conjunto das necessidades das secretarias e das entidades vinculadas.
O Planejamento Editorial Integrado das diferentes secretarias e das entidades vinculadas deve, por sua vez, ser encaminhado pelos respectivos comitês setoriais para apreciação do Coned, responsável pela consolidação e pela integração das propostas editoriais do Ministério da Saúde. Toda a produção a ser realizada interna ou externamente, inclusive as co-edições, deve estar prevista no planejamento das respectivas áreas e das secretarias.
As propostas setoriais analisadas, aprovadas e consolidadas anualmente no Planejamento Editorial Integrado devem apresentar a descrição necessária para seu acompanhamento e sua avaliação, informando título, tiragem, tipo de produto, custo, fonte de recursos financeiros e planilha de distribuição, possibilitando, por meio de um sistema informatizado, a verificação do processo de execução e a emissão de relatórios com informações que subsidiem a tomada de decisões e a definição de investimentos nessa área.
5.2 Fortalecimento da Gestão Editorial Institucional
O fortalecimento da capacidade de gestão editorial exige a identificação de responsabilidades para a implementação desta política, de forma que a instituição viabilize sua consecução. O objetivo é promover o aperfeiçoamento organizacional, a capacitação de recursos humanos e a atualização tecnológica, possibilitando o planejamento, o acompanhamento, a edição e a distribuição de produtos com qualidade, bem como a avaliação de seu impacto no setor Saúde.
Para a preservação dos interesses, da imagem e da responsabilidade institucional nesse campo, é fundamental o pleno funcionamento do Conselho Editorial e dos comitês setoriais, bem como a estruturação de um novo patamar técnico-gerencial que consolide os avanços obtidos pela Editora do Ministério da Saúde, pela Editora da Fundação Oswaldo Cruz (Fiocruz), pela Editora da Agência Nacional de Vigilância Sanitária (Anvisa) e por outras iniciativas.
A proposta é viabilizar a gestão integrada de processos de trabalhos afins, racionalizando investimentos, compartilhando procedimentos, tecnologias e informações e desenvolvendo maior capacidade de interlocução e de resposta às demandas do setor Saúde.
5.3 Preservação e Acesso Público
O devido registro da documentação no desenvolvimento das atividades institucionais, da qual os produtos editoriais são parte significativa, deve ser realizado para a preservação, a divulgação e o acesso público às informações técnicas e científicas em saúde e se apresenta como fator essencial para a gestão do conhecimento institucional e, conseqüentemente, para a realização de pesquisas e ações em saúde.
A constituição e a preservação do acervo institucional implicam o cumprimento da legislação arquivística, do Decreto nº 1.825, de 20 de dezembro de 1907, que dispõe sobre a remessa de obras à Biblioteca Nacional, e do estabelecido nas Portarias nº 5.869 e nº 58.710, de 1979, que fixam a obrigatoriedade do depósito de publicações na Biblioteca do Ministério da Saúde. Este depósito, por ora, é de cinco exemplares, com a correspondente cópia em mídia digital de todos os documentos de caráter técnico e/ou científico produzidos. Essa exigência atinge todas as unidades dos órgãos subordinados e das entidades vinculadas, bem como das instituições que mantenham convênios ou sejam subsidiadas pelo Ministério.
São considerados documentos, para fins de depósito legal, “todos aqueles itens documentais reproduzidos por meios tipográficos, reprográficos, fotográficos ou afins que versem sobre matéria técnica ou científica, a saber: livros e monografias em geral, folhetos, publicações periódicas, relatórios, programas de trabalho, planos e projetos, separatas de arquivos, trabalhos apresentados em congressos
e reuniões, relatórios de viagens e expedições científicas, relatórios de consultoria, listas, catálogos, bibliografias, matérias de divulgação, cartazes, mapas e cartas geográficas, levantamentos estatísticos e epidemiológicos, álbuns e outras obras ilustradas etc.” Estão incluídos, também, os documentos audiovisuais e outras modalidades de produto editorial que venham a ser identificadas ou definidas pelo Ministério da Saúde.
Com relação à necessidade de garantir a plena preservação dos acervos informacionais, o Ministério da Saúde deve fortalecer a adoção da legislação e das metodologias de gestão de acervos arquivísticos e promover a implantação do arquivo de segurança para mídias especiais, sob a responsabilidade do Arquivo Central da instituição, em parceria com os respectivos arquivos das entidades vinculadas.
5.4 Otimização da Capacidade de Veiculação e Circulação de Informação em Saúde
Os produtos editoriais devem apresentar arquivo em formato digital para veiculação no sistema de informações da Biblioteca Virtual do Ministério da Saúde (BVS MS), espaço de convergência da coleção institucional na internet, com cópia para guarda na Editora do Ministério da Saúde, possibilitando a gestão desses arquivos para efeito de reimpressões e novas edições, responsabilidade esta a ser compartilhada com unidades organizacionais com função similar nas entidades vinculadas.
O Ministério da Saúde deve promover a adequação de sua infra-estrutura, de forma a propiciar as condições tecnológicas necessárias à produção e ao atendimento do público dos produtos editoriais. Deve, também, viabilizar a manutenção e o aperfeiçoamento dos sistemas e das bases de dados de sua Biblioteca Central, de forma a permitir o acesso remoto e integral aos conteúdos das publicações e dos produtos audiovisuais, bem como garantir a extensão do sistema de Biblioteca Virtual do Ministério da Saúde ao conjunto de instituições que integram a esfera federal da saúde.
O desenvolvimento e a implantação de um sistema editorial informatizado devem garantir a construção de uma base de endereços físicos e eletrônicos, de interesse do setor Saúde, que permita o gerenciamento e a otimização da distribuição dos produtos editoriais. As tiragens serão dimensionadas em função de planilhas de distribuição, com o número de exemplares por endereço disponível, incluindo-se o registro dos quantitativos destinados à distribuição dirigida e/ou avulsa em eventos e ações educativas. A produção por demanda viabiliza o aperfeiçoamento do produto, que pode receber correções, acréscimos, exclusões e adequações em novas edições.
Dentro da perspectiva de otimização da capacidade de produção, deve-se promover maior integração das fontes e dos recursos orçamentário-financeiros destinados a publicações, incluindo-se os provenientes de convênios, projetos e acordos de cooperação técnica.
Devem ser desenvolvidos também estudos acerca da viabilidade do ressarcimento dos custos de produção, inclusive pela comercialização dos produtos cujo interesse transcenda os limites institucionais. Além disso, deve-se promover o estabelecimento de parcerias com instituições públicas e/ou a contratação de empresas privadas para complementação de serviços que excedam a capacidade de produção instalada do Ministério da Saúde.
5.5 Interação com outros Setores e Esferas de Governo, Instâncias do SUS e da Sociedade Civil
A informação veiculada deve catalisar a comunicação entre os setores e as esferas de governo, as instâncias do SUS, da sociedade civil e da iniciativa privada, de forma a potencializar as condições de gestão, de atuação profissional, de decisão política, de ação do cidadão, do conselheiro e do usuário dos serviços públicos e privados de saúde.
Essa interlocução é facilitada quando há a devida atenção à terminologia, aos hábitos e aos costumes regionais, o que facilita o entendimento das informações e das mensagens contidas nas publicações, aspecto indispensável na sensibilização e na promoção da participação do leitor em qualquer atividade ou na adoção de estilos de vida adequados à saúde individual e coletiva.
O processo de gestão editorial busca transformar informações em produtos editoriais de qualidade e, nesse contexto, as publicações do Ministério devem buscar a escolha da tipologia, da diagramação, da linguagem, das imagens e das ilustrações que facilitem a leitura e o entendimento do conteúdo.
A instituição deve promover pesquisas para identificação do perfil do público e para avaliação do uso dos produtos. A distribuição de produtos editoriais cujos conteúdos sejam de amplo interesse do setor deve incluir também a rede de bibliotecas cooperantes do SUS, compondo um acervo descentralizado da rede de bibliotecas federais, estaduais e municipais.
5.6 Qualidade, Normalização e Intercâmbio Técnico-Científico
A qualidade e a normalização da produção editorial têm como objetivo garantir a excelência técnico-científica dos produtos editoriais, por meio do cumprimento das normas e dos padrões nacionais e internacionais estabelecidos e do respeito à legislação específica em vigor.
Visando ao acesso, ao intercâmbio e à visibilidade da informação em saúde, deve-se assegurar o registro da produção editorial do Ministério da Saúde em bases de dados próprias e especializadas, bem como estimular a sua participação em periódicos informativos, técnicos e científicos, nacionais e internacionais, e fortalecer parcerias com organismos nacionais e internacionais, com os objetivos de ampliar o registro e o intercâmbio do conhecimento gerado no âmbito do SUS, verificar a incidência de acesso e citações dessa produção e aperfeiçoar a terminologia e os descritores acadêmicos de saúde pública, promovendo a expansão da Biblioteca Virtual do Ministério da Saúde.
Para intensificar o intercâmbio e dar visibilidade à produção nacional, os produtos editoriais devem apresentar o título traduzido pelo menos para o espanhol e o inglês, sendo necessário selecionar e priorizar conteúdos de interesse internacional para a completa tradução e/ou adaptação.
Objetivando a eqüidade de acesso e a inclusão social, devem ser realizados esforços junto às universidades, aos centros de ensino e às entidades de atenção aos portadores de necessidades especiais no sentido de se promover a gradativa produção e circulação de produtos editoriais devidamente adaptados.
6. Produtos Editoriais
Consideram-se como produtos editoriais os materiais educativos, informativos, normativos, técnicos e científicos produzidos e veiculados em diferentes suportes e mídias no contexto das ações, das atividades, dos serviços, dos programas e das políticas públicas do setor Saúde.
6.1 Edição de Periódicos
A edição de publicações periódicas, tais como boletins, revistas, catálogos, etc., de caráter informativo, educativo, técnico ou científico é condicionada à deliberação do Conselho Editorial, observando- se a pertinência, a oportunidade, os objetivos, a estrutura e os recursos necessários para a manutenção da regularidade e da qualidade técnica. Pelas características e pelo tipo de abordagem, ficam excluídos desse crivo os boletins de caráter exclusivamente administrativo, tais como os Boletins de Serviços.
Os produtos editoriais periódicos devem contar com conselho específico, bem como devem ser devidamente normalizados e registrados com ISSN correspondente a cada título.
Devem ser definidos mecanismos que possibilitem a integração dos diferentes produtos editoriais segundo seu objetivo, sua natureza e seu enfoque, visando à necessária articulação intersetorial, bem como à racionalização do número de títulos, à economia de esforços e de recursos disponíveis.
6.2 Séries Bibliográficas
Uma das formas de assegurar o interesse institucional e a seleção das propostas com foco também nas prioridades do setor Saúde é a classificação dos produtos editoriais avulsos em série, segundo seu formato editorial.
A adoção dessas séries leva em conta a necessidade de que seja promovida a edição das obras representativas do patrimônio cultural e científico em saúde, mediante o que se buscará resgatar, preservar e divulgar todo o acervo dessa natureza, inclusive junto à Biblioteca Nacional e a outras instituições de consulta, pesquisa e intercâmbio.
Os produtos editoriais enquadrados nessas séries devem ser devidamente normalizados e registrados com ISBN por título da coleção. Sempre que possível, deve ser mantido um formato padrão para as séries, o que facilitará, dentre outros aspectos, a organização das coleções em estantes, bibliotecas, bem como a sua localização física.
Essas séries podem ser avaliadas e revistas periodicamente em função de demandas oriundas das diferentes áreas técnicas ou de necessidades apontadas pelas bibliotecas e pelos centros de documentação de órgãos subordinados ou vinculados.
As séries adotadas, que classificam os produtos editoriais não-periódicos do Ministério, em qualquer suporte, são:
SÉRIE A: NORMAS E MANUAIS TÉCNICOS
Produtos editoriais que têm por finalidade determinar, normalizar, padronizar ou regular ações ou procedimentos. Também se enquadram aqueles que têm por finalidade guiar, instruir ou orientar acerca da execução de ações, tarefas ou missões.
SÉRIE B: TEXTOS BÁSICOS DE SAÚDE
Produtos editoriais que se referem às políticas, ao planejamento e às estratégias relacionados à saúde pública, como planos de governo e políticas de saúde.
SÉRIE C: PROJETOS, PROGRAMAS E RELATÓRIOS
Produtos editoriais relativos a projetos, programas, pesquisas em saúde e seus respectivos relatórios e avaliações científicas.
SÉRIE D: REUNIÕES E CONFERÊNCIAS
Produtos editoriais decorrentes de eventos acerca dos interesses institucionais e da saúde pública, como anais, atas, relatórios e outros.
SÉRIE E: LEGISLAÇÃO DE SAÚDE
Produtos editoriais que contenham a transcrição de legislações, com comentários ou orientações a respeito da aplicação das mesmas no interesse da instituição, dos servidores e da saúde pública.
SÉRIE F: COMUNICAÇÃO E EDUCAÇÃO EM SAÚDE
Produtos editoriais de caráter pedagógico e informativo com o objetivo de educar ou comunicar assuntos de interesse da saúde pública.
SÉRIE G: ESTATÍSTICA E INFORMAÇÃO EM SAÚDE
Produtos editoriais acerca da coleta, da análise, das interpretações e da apresentação de dados relacionados à saúde pública, bem como aqueles com informações, endereços e dados de pessoas ou instituições de interesse social.
SÉRIE H: BIBLIOGRAFIAS
Produtos editoriais com informações a respeito da produção editorial (nacional e internacional) relativa à saúde pública, inclusive catálogos de livros, pessoas, entidades e documentos que possam contribuir para a ampliação do acesso público à informação em saúde.
SÉRIE I: HISTÓRIA DA SAÚDE
Produtos editoriais que contenham ou registrem fatos, experiências ou episódios passados ou atuais, bem como seus personagens, que possam ser considerados como de valor histórico para a instituição ou para a saúde pública, na forma de documentos narrativos, fotográficos ou ilustrados.
7. Responsabilidades
A operacionalização e a consolidação das diretrizes fixadas nesta política envolvem a participação de todas as unidades que integram o Ministério da Saúde, em especial aquelas que tenham responsabilidades diretas no desenvolvimento do processo editorial.
As entidades vinculadas devem atuar de forma integrada com a administração direta do Ministério e adequar os seus processos de trabalho na conformidade da presente política.
As responsabilidades básicas estão identificadas a seguir:
7.1 Conselho Editorial do Ministério da Saúde (Coned)
Promover a democratização do acesso às informações e a preservação e difusão do conhecimento em saúde;
Estabelecer, aplicar e aperfeiçoar a Política Editorial do Ministério da Saúde e zelar pelo seu cumprimento em conjunto com os comitês setoriais;
Estimular e apoiar a criação e o funcionamento dos comitês setoriais e de conselhos específicos;
Definir fluxos editoriais e estabelecer procedimentos que assegurem a gestão editorial na instituição, mesmo quando houver necessidade de terceirização para qualquer fase de execução de um produto editorial;
Desenvolver um Planejamento Editorial Integrado (PEI) e linhas editoriais que contribuam para a efetividade dos produtos institucionais; Acompanhar a implementação da Política e do Planejamento Editorial Integrado, avaliando sua efetividade e identificando novas demandas e necessidades de informações relevantes ao setor saúde;
Identificar necessidades de capacitação de recursos humanos, de atualização tecnológica, de integração dos recursos disponíveis e de estabelecimento de parcerias, visando à garantia da qualidade dos processos e dos produtos editoriais do Ministério da Saúde;
Identificar e propor temas estratégicos que orientem a produção editorial da instituição;
Estabelecer critérios para a edição de títulos avulsos e periódicos;
Definir critérios de distribuição e de avaliação de produtos editoriais; e
Editar manuais com orientações para elaboração, reprodução e expedição de produtos editoriais, tais como livros, periódicos, fôlderes, cartazes, folhetos, formulários, em qualquer suporte ou meio.
7.2 Comitês Editoriais Setoriais
Promover a aplicação e a divulgação desta política, zelando pelo seu cumprimento no âmbito dos órgãos e/ou das unidades de sua competência;
Consolidar, avaliar e aprovar as propostas editoriais de seus órgãos e/ou unidades, por meio do Planejamento Editorial Integrado, em consonância com as diretrizes fixadas nesta política;
Submeter o Planejamento Editorial Integrado à apreciação do Coned, acompanhar e avaliar sua execução;
Atuar como interlocutor entre as áreas técnicas e o Coned, desenvolvendo e aperfeiçoando a capacidade institucional de atendimento às demandas editoriais; e
Estimular o estabelecimento de parcerias com outras instituições dos setores público e privado, inclusive com a finalidade de compartilhar os custos de produção e de circulação de documentos, sob a forma de patrocínio, co-edição ou outros mecanismos apropriados, observando-se os princípios, as diretrizes e as normas estabelecidas nesta política e na legislação vigente.
7.3 Conselhos Editoriais Específicos
As publicações periódicas devem apresentar conselhos específicos, constituídos por especialistas e profissionais de notório saber, que atuem para garantir a excelência da linha editorial, a qualidade técnico-científica e a manutenção da regularidade das edições.
Recomenda-se a criação de comitês específicos para edições de caráter político, técnico, normativo e científico amplo, como os anais de conferências em saúde, protocolos de saúde, coletâneas de legislações comentadas e outros.
Também os produtos editoriais veiculados no ambiente WEB (intranet e internet) do Ministério da Saúde devem atender ao disposto nesta política, devendo ser acompanhados por comitê editorial específico.
7.4 Secretaria Técnica do Conselho Editorial
A Secretaria Técnica (Setec) é composta por, no mínimo, três técnicos com conhecimento especializado na produção editorial, com a responsabilidade de:
Convocar os conselheiros e promover as condições para a realização das reuniões;
Organizar a pauta e elaborar as atas das reuniões ordinárias e extraordinárias do Coned;
Subsidiar a Presidência e os conselheiros com informações que orientem suas decisões;
Dar encaminhamentos às decisões das reuniões; e
Receber e organizar as demandas das áreas técnicas e avaliar as especificações do material a ser submetido à apreciação do Coned.
7.5 Secretaria-Executiva do Ministério da Saúde
Cumprir e fazer cumprir a Política Editorial do Ministério da Saúde;
Presidir o Conselho Editorial do Ministério da Saúde;
Assegurar as condições de funcionamento do Coned e da Secretaria Técnica;
Promover o Planejamento Editorial Integrado no seu âmbito de atuação;
Prover e atualizar os recursos informacionais, de forma a garantir a disponibilidade e a disseminação das informações em diferentes mídias e suportes;
Definir padrões para a captação e a transferência eletrônica de informações, visando à organização, à manutenção e à integração operacional das bases de dados e dos sistemas desenvolvidos e implantados
no âmbito da Política Editorial;
Promover os estudos e tomar as medidas decorrentes de modo a viabilizar a execução das atividades editoriais do Ministério, em conformidade com o que está previsto nesta política;
Prover os meios para que a Área de Documentação e Informação, responsável pela gestão da documentação bibliográfica e arquivística e pelo processo editorial no Ministério da Saúde, possa exercer sua coordenação em consonância com as diretrizes fixadas;
Tomar as medidas administrativas cabíveis visando à apropriação de custos institucionais da produção editorial interna e externa e da distribuição dos produtos; e
Assegurar o cumprimento das responsabilidades específicas definidas para o Gabinete do Ministro e o conjunto das secretarias da administração direta.
7.6 Gabinete do Ministro e Secretarias da Administração Direta
Organizar e operacionalizar seus respectivos comitês setoriais, aos quais cabe zelar pelo cumprimento desta política e dar condições técnicas e de prazo para que todas as fases do processo sejam cumpridas;
Organizar e promover, com o apoio da área editorial do Ministério, a contínua avaliação dos produtos editoriais gerados;
Planejar e dar encaminhamento às respectivas demandas, em conformidade com as normas vigentes e com os fluxos estabelecidos; e
Organizar, atualizar e manter os cadastros de mala direta, em apoio ao Sistema Editorial (Sied), para distribuição dos produtos editoriais.
7.7 Área de Comunicação Social (Ascom) do Gabinete do Ministro
A Ascom, integrante do Sistema de Comunicação de Governo do Poder Executivo Federal (Sicom), de acordo com o Decreto nº 4.799, de 4 de agosto de 2003, deve promover ações nas áreas de imprensa, relações públicas e publicidade, de utilidade pública, institucional, mercadológica e legal, e de promoção institucional e mercadológica, incluídos os patrocínios.
Havendo necessidade de produtos editoriais de caráter informativo, educativo, técnico e científico, os mesmos devem ser elaborados observando-se e adotando-se os procedimentos rotineiros de produção previstos nesta política.
7.8 Área de Documentação e Informação do Ministério da Saúde
Promover ações de preservação, intercâmbio, disseminação e democratização do acesso às informações e ao acervo de documentos arquivísticos, bibliográficos, museológicos e de outras fontes de informação;
Apoiar as avaliações dos produtos editoriais do Ministério da Saúde e das entidades vinculadas;
Desenvolver e implementar, em parceria com o Datasus, o Sied;
Promover a integração entre arquivos, bibliotecas e núcleos editoriais das entidades vinculadas por meio do compartilhamento de procedimentos, metodologias, tecnologias e responsabilidades;
Promover parcerias, co-edições e cooperações com outras instituições e aprovar critérios para a efetivação de convênios e contratos referentes aos produtos editoriais do Ministério da Saúde;
Assegurar o cumprimento dos depósitos legais na Biblioteca Nacional e na institucional, garantindo-se, ainda, o registro, a preservação e o intercâmbio do conhecimento, especialmente, nas esferas de atuação do SUS;
Coordenar a Editora do Ministério da Saúde, responsável pela gestão e pela produção editorial no MS.
7.9 Editora do Ministério da Saúde
Tratar, preservar e disseminar informações em saúde por meio da edição e da circulação de produtos que sejam instrumentos efetivos para a promoção da saúde no Brasil;
Coordenar, apoiar e acompanhar as atividades relacionadas ao processo editorial;
Orientar as áreas técnicas do Ministério da Saúde quanto aos procedimentos e às diretrizes que devem ser observados para a elaboração de publicações e impressos;
Organizar e fazer funcionar as fases de pré-impressão do processo editorial: preparação de originais, obtenção de ISBN e de ISSN, elaboração de fichas catalográficas, promoção de registros necessários, normalização de sumários, folhas de rosto e seus versos, índices, bibliografias, revisão de textos, redação e copidesque de matérias, programação visual, diagramação, ilustrações e criação de identidades visuais e de capas de livros; e
Classificar as publicações não-periódicas em séries pertinentes às temáticas e aos interesses do setor Saúde.
7.10 Entidades vinculadas
Participar do Conselho Editorial e do Planejamento Editorial Integrado e, na conformidade de suas especificidades e procedimentos operacionais, adequar os respectivos processos editoriais às diretrizes fixadas nesta política;
Organizar e operacionalizar seus respectivos comitês setoriais e conselhos específicos, aos quais cabe zelar pelo cumprimento desta política, desenvolver o PEI e promover condições técnicas e de prazo para que todas as fases do processo sejam cumpridas;
Organizar e promover, com o apoio da Área de Documentação e Informação do Ministério da Saúde, a contínua gestão, disseminação e avaliação dos produtos editoriais gerados; e
Organizar, atualizar e manter os cadastros de mala direta, em apoio ao Sied, para gerenciamento da distribuição, viabilizando, assim, a expedição imediata dos produtos, sem necessidade de estocagem.
8. Acompanhamento e avaliação
8.1 Avaliação dos Processos e Produtos Editoriais
A avaliação da gestão editorial deve-se constituir uma prioridade, para o que serão desenvolvidos estudos que permitam verificar a efetividade dos processos de produção, dos produtos editoriais e da distribuição.
A avaliação deve ter como base indicadores quantitativos, dentre eles o nível de controle editorial, bibliográfico e de acesso à coleção institucional, os custos de produção e distribuição e os indicadores qualitativos, tais como a acessibilidade, a fidedignidade, a adequação, a objetividade, a oportunidade e a clareza das informações produzidas.
O Coned e os comitês setoriais, com a participação da(s) área(s) técnica(s) envolvida(s), devem definir estratégias e métodos que favoreçam a identificação do perfil do público, a avaliação anterior e posterior à veiculação do produto e a identificação do uso e do impacto das informações veiculadas.
A atividade editorial do Ministério da Saúde deverá contar com um sistema editorial de informações, dados e estatísticas que possibilite o controle e o acompanhamento do processo de produção e distribuição, constituindo-se em suporte ao planejamento e às decisões gerenciais.
8.2 Avaliação da Política
Para acompanhar e avaliar os resultados da implementação desta política, devem ser considerados os seguintes tópicos:
1. Nível de abrangência temática da produção editorial com relação à política e às prioridades do setor Saúde;
2. Relação entre produtos editoriais previstos no Planejamento Editorial Integrado e os produtos executados;
3. Nível de normalização e registro, em bases próprias e de literatura especializada, dos produtos editoriais;
4. Implantação e funcionamento do Coned, dos comitês editoriais e de conselhos específicos da administração direta e das entidades vinculadas;
5. Nível de abrangência e regularidade da distribuição e da circulação dos produtos editoriais;
6. Edição anual do Catálogo de Produtos Editoriais;
7. Capacidade de produção e distribuição editoriais; e
8. Capacidade de interlocução com o usuário final dos produtos editoriais.
As unidades organizacionais, os programas e as parcerias estabelecidos no âmbito da administração direta e das entidades vinculadas ao Ministério da Saúde devem adotar a política, as resoluções, os fluxos e os manuais aprovados pelo Coned, bem como apresentar formalmente contribuições para o aperfeiçoamento desta política, indicando quaisquer incoerências e/ou questões no trabalho institucional que comprometam o interesse público.

Fonte: D.O.U de 17/09/2004 – Seção 1 – págs. 54, 55, 56 e 57